A. PERENCANAAN
Dalam tahapan perencanan ini biasanya
dimulai dengan seorang media relation menyusun pertanyaan agar lebih mudah
didalam menyusun rencana media relation, pertanyaan berkisar pada:
- Dimana posisi organisasi kita saat
ini ?
- Siapa khalayak sasaran kita ?
- Apa yang kita inginkan atau apa
tujuan kita ?
- Bagaimana mencapai tujuan itu ?
- Taktik apa yang digunakan untuk
mencapai tujuan tersebut ?
- Bagaimana kita mengevaluasinya ?
Dalam bahasan ini
akan dijelaskan beberapa pendekatan yang dapat dilakukan seorang media relation
didalam membuat perumusan masalah, yang nantinya dapat dijadikan bahan masukan
bagi perencanaan media relation, yaitu:
- Analisis lingkungan internal
organisasi
- Analisis SWOT
- Model perencanaan ROPE
- Model perencanaan kisi-kisi
perencanaan
1. Tahapan-tahapan
dalam analisis lingkungan internal organisasi :
1. Diawali dengan
memeriksa visi & misi organisasi yang menjadi dasar penyusunan visi &
misi PUBLIC RELATIONS yang kemudian dijabarkan dalam visi dan misi MR
2. Mengkaji tujuan
jangka panjang dan jangka pendek perusahaan
3. Mengindentifikasi
khalayak sasaran
4. Mengkaji struktur
organisasi, apa sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi u/ mencapai tujuan
5. Mengkaji Public
Relationsogram-Public Relationsogram media relation yang pernah ada
6. Memeriksa sarana komunikasi
yang tersedia u/menjalankan Public Relationsogram & kegiatan MR tersebut
7. Yang paling penting
& yang terpenting dari audit MR ini adalah menyesauikan antara pesan yang
disampaikan kepada public dan persepsi public terhadap organisasi.
2. Analisa
SWOT
APA ITU SWOT ??
Pengertian / definisi analisis SWOT (Strength, Weakness,
Opportunities, dan Threats). Analisa SWOT adalah suatu metoda penyusunan
strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal.
Ruang lingkup bisnis tunggal tersebut dapat berupa domestik maupun
multinasional. SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness
(W), Opportunities (O), dan Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman atau kendala, dimana yang secara sistematis dapat membantu
dalam mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor didalam
perusahaan (S dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu
rencana matang untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka
panjang.
Berikut saya lampirkan pengertiannya menurut salah satu pakar SWOT
Indonesia, yaitu Fredy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini :
1.
Analisa
SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara
unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur
eksternal yaitu peluang dan ancaman”.
Petunjuk umum yang sering diberikan untuk perumusan adalah :
1.
Memanfaatkan
kesempatan dan kekuatan (O dan S). Analisis ini diharapkan membuahkan rencana
jangka panjang.
2.
Atasi
atau kurangi ancaman dan kelemahan (T dan W). Analisa ini lebih condong
menghasilkan rencana jangka pendek, yaitu rencana perbaikan (short-term
improvement plan).
3.
Tahap
awal proses penetapan strategi adalah menaksir kekuatan, kelemahan, kesempatan,
dan ancaman yang dimiliki organisasi. Analisa SWOT memungkinkan organisasi
memformulasikan dan mengimplementasikan strategi utama sebagai tahap lanjut
pelaksanaan dan tujuan organiasasi, dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan dan dianalisa. Hasil
analisa dapat menyebabkan dilakukan perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan,
atau strategi yang sedang berjalan.
Dalam penyusunan suatu rencana yang baik, perlu diketahui daya dan
dana yang dimiliki pada saat akan memulai usaha, mengetahui segala unsur
kekuatan yang dimiliki, maupun segala kelemahan yang ada. Data yang terkumpul
mengenai faktor-faktor internal tersebut merupakan potensi di dalam
melaksanakan usaha yang direncanakan. Dilain pihak perlu diperhatikan
faktor-faktor eksternal yang akan dihadapi yaitu peluang-peluang atau
kesempatan yang ada atau yang diperhatikan akan timbul dan ancaman atau
hambatan yang diperkirakan akan muncul dan mempengaruhi usaha yang dilakaukan.
Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan hubungan
atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan
terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Didalam penelitian
analisis SWOT kita ingin memproleh hasil berupa kesimpulan-kesimpulan
berdasarkan ke-4 faktor dimuka yang sebelumnya telah dianalisa :
1.
Strategi Kekuatan-Kesempatan (S dan O atau Maxi-maxi)
Strategi yang dihasilkan pada kombinasi ini adalah memanfaatkan
kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi. Misalnya bila kekuatan
perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat
dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan
kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya telah
diidentifikasi pada analisis kesempatan.
2.
Strategi Kelemahan-Kesempatan (W dan O atau Mini-maxi)
Kesempatan yang dapat diidentifikasi tidak mungkin dimanfaatkan
karena kelemahan perusahaan. Misalnya jaringan distribusi ke pasar tersebut
tidak dipunyai oleh perusahaan. Salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah
bekerjasama dengan perusahaan yang mempunyai kemampuan menggarap pasar
tersebut. Pilihan strategi lain adalah mengatasi kelemahan agar dapat
memanfaatkan kesempatan.
3.
Strategi Kekuatan-Ancaman (S atau T atau Maxi-min)
Dalam analisa ancaman ditemukan kebutuhan untuk mengatasinya.
Strategi ini mencoba mencari kekuatan yang dimiliki perusahaan yang dapat
mengurangi atau menangkal ancaman tersebut. Misalnya ancaman perang harga.
4.
Strategi Kelemahan-Ancaman (W dan T atau Mini-mini)
Dalam situasi menghadapi ancaman dan sekaligus kelemahan intern,
strategi yang umumnya dilakukan adalah “keluar” dari situasi yang terjepit
tersebut. Keputusan yang diambil adalah “mencairkan” sumber daya yang terikat
pada situasi yang mengancam tersebut, dan mengalihkannya pada usaha lain yang
lebih cerah. Siasat lainnya adalah mengadakan kerjasama dengan satu perusahaan
yang lebih kuat, dengan harapan ancaman di suatu saat akan hilang. Dengan
mengetahui situasi yang akan dihadapi, anak perusahaan dapat mengambil
langkah-langkah yang perlu dan bertindak dengan mengambil kebijakan-kebijakan
yang terarah dan mantap, dengan kata lain perusahaan dapat menerapkan strategi
yang tepat.
APA FUNGSI SWOT dalam Media Relation ??
Dalam kontak MR, analisis SWOT dilakukan
untuk melihat apa dan bagaimana kekuatan dan kelemahan yang dimilki serta
bagaimana peluang & ancaman yang kekuatan dari organisasi dan hasil dari
SWOT biasanya dipakai pijakan untuk menyusun strategi.
TAHAPAN APA SAJA yang dilakukan untuk analisis SWOT ??
Membuat bagan untuk memetakan, kelemahan,
peluang dan ancaman organisasi. Untuk menganalilsis peta kekuatan, kelemahan
peluang & ancaman organisasi dapat bertanya kepada orang lingkungan
organisasi & bbrp wakil public u/ mengetahui bagaimana persepsi mrk
terhadap organisasi.
Setelah mengetahui pemetaan kekuatan,
kelemahan peluang dan ancaman organisasi hasil pemetaan ini dapat dijadikan
acuan didalam membuat strategi yang dipergunakan untuk menjangkau sasaran.