Ruang Lingkup Aliran Atau Arus Dalam Komunikasi Organisasi

Silahkan download materi kelompok 3 disini PDF

Ruang lingkup aliran atau arus dalam komunikasi organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Komunikasi Organisasi

a.      Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan dengan menggunakan media dan menimbulkan feedback.

b.      Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang yang membentuk sebuah lembaga yang terstruktur dan sistematis serta mempunyai tujuan, visi dan misi yang sama untuk menciptakan kesejahteraan bersama.

c.       Pengertian Komunikasi Organisasi

Menurut Frank Jefkinse mengatakan bahwa komunikasi organisasi terdiri atas semua bentuk-bentuk komunikasi yang direncanakan, kearah luar dan kearah dalam, antara sebuah oraganisasi dan publiknya karena tujuan dari pencintraan sasaran tertentu mengenai pemahaman.

d.      Menurut Penulis

Komunikasi Organisasi adalah serangkaian kerja suatu lembaga yang terstruktur dan sistematis untuk mengkomunikasikan organisasi tersebut agar memberikan citra baik terhadap publik dengan menggunakan komunikasi yang efektif.

2.      Ruang Lingkup Aliran atau Arus dalam Komunikasi Organisasi

a.      Pengertian

Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi  adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi  dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagai informasi.

Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan meteodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan  informasi ini terkait dengan budaya  organisasi , proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran atau indtruksi.

3.      Macam-macam aliran komunikasi dalam organisasi

1.      Aliran Vertikal

Aliran vertikal adalah aliran komunikasi yang mencakup seluruh transaksi yang meliputi baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi. Berdasarkan (Reskohadiprodjo dan Handoko, 1999:176). Transmisi informasi ke bawah (DOWNWARD) biasanya dipandang sebagai hal yang terjadi bersamaan dengan aliran wewenang organisasi, yang diberikan dari eselon tertinggi sampai eselon terendah. Walaupun komunikasi ke bawah mungkin melaksakan beberapa fungsi, secara mendasar digunakan untuk memberi perintah dan instruksi. Katz dan Khan mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok :

a.       Untuk memberikan pengarahan-pegarahan atau instruksi kerja tertentu (spesifik)

b.      Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan (rationale of a job)

c.       Untuk memberikan informasi tentang posedur-prosedur dan praktik organisasional.

d.      Untuk memberikan umpan balik pelaksaan kerja kepada kariawan atau bawahan.

e.       Untuk menyaikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membentuk organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Komunikasi ke bawah dapat berupa tulisan atau lisan. Contoh komunikasi tertulis adalah memorendum, manual, majalah, surat kabar, buletin, dan penyebaran informasi. Beberapa contoh komunikasi lisan yang mengalir ke bawah termasuk media pengarahan verbal/lisan, percakapan, konperensi, dan kontak telepon. Secara lebih terperinci, aliran komunikasi vertikal ke bawah mungkin berbentuk :

1.      Rantai perintah

2.      Plakat dan papan pengumuman

3.      Majalah perusahaan

4.      Surat pada kariawan

5.      Buku petunjuk kariawan

6.      Kotak informasi

7.      Sistem pengeras suara

8.      Secarik kertas tanda terima gaji

9.      Desas desus

10.  Laporan tahunan

11.  Pertemua kelompok

12.  Serikat sekerja

Komunikasi kebawah mengalir dari tingkat atas ke tingkat bawah dalam sebuah organisasi dan mencakup kebijakan pimpinan, instruksi, dan memo resmi. Berdasarkan (Gibson, Ivancevich, dan Donnelly,1985: 110)

Gerakan informasi ke atas (UPWARD) melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Sebagai cotoh, penyampaian data keluaran produksi ke atas adalah esensial bagi fungsi pengawasan produksi. Di samping itu, komunikasi ke atas juga melaksankan peranan integratif dengan menyediakan sarana-sarana penyampaian masalah yang dihadapi para kariawan. Survei sikap, menajemen berdasarkan sasaran (managemen by objektives), dan terdengarnya keluhan merupakan beberapa contoh komunikasi ke atas. Secara lebih terperinci, aliran komunikasi vertikal ke atas mungkin berbentuk :

1.      Kontak tatap muka

2.      Pertemuan kelompok

3.      Prosedur pengaduan

4.      Sistem kelah

5.      Daftar pertanyaan tentang semangat kerja

6.      Surat usulan

7.      Pemberian saran

8.      Wawancara

9.      Kebijaksaan pintu terbuka

10.  Serikat sekerja

11.  Mata-mata kariawan

12.  Desas desus

Komunikasi keatas mengalirkan dari tingkat bawah ke tingkat atas sebuah organisasi, dan mencakup kotak saran, pertemuan kelompok, dan prosedur keluhan. Berdasarkan  (Gibson, Ivancevich, dan Donnelly,1985: 110).

2.      Aliran Horizontal (Lateral)

Komunikasi horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang lahir secara lateral dalam suatu organisasi. Transmisi ibi dapat dikelompokkan menurut terjadinya :

a.       Diantara para karyawan dalam sekelompok kerja yang sama

b.      Antara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departement

Sebagai contoh, akan ada aliran komunikasi horinzontal dalam dan antara unit-unit kerja seperti pemasaran, produksi, keuangan, penelitian, dan hubungan industrial : atau diantara para manajer pabrik atau superintendent. Komunikasi ini bersifat koordinatif, karena hal ini paling sering bersangkutan dengan aliran kerja. Karena komunikaisb horizontal terutama terjadi diantara orang-orang yang berkedudukan sederajat atau hampir sepadan, maka cenderung tidak begitu menakutkan, lebih akurat dan lebih cepat dibanding komunikasi vertikal.

Komunikasi horizontal mengalir melintasi berbagai fungsi dalam berbagai organisasi. Bentuk kominikasi ini  diperlukan untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan berbagai fungsi organisasi. Berdasarkan  (Gibson, Ivancevich, dan Donnelly,1985: 111).

3.      Aliran Diagonal

Aliaran komunikasi diagonal mencakup seluruh transmisi informasi yang memotong silang rantai perintah organisasi. Komunikasi diagonal paling sering berbentuk interaksi antara para manajer lini dan para anggota staff atau unit-unit pelayanan. Dalam masalah ini para pimpinan organisasi perlu menyadari bahwa sering terjadi konflik dalm komunikasi lini – staff diagonal. Berbagai studi yang telah dilakukan mengambil kesimpulan bahwa para staff mempunyai kegiatan komunikasi dan pengetahuan tentang berbagai peristiwa organisasi lebih besar dari pada para karyawan lini. Suatu studi yang dilakukan Davis memberikan beberapa keterangan tentang hal itu:

a.       Komunikasi merupakan fungsi utama banyak spesialis staff. Mereka secara rutin mendapatkan data dan melaksanakan kegiatan-kegiatan, seperti penyiapan laporan dan penyebaran pengarahan-pengarahan.

b.      Para spesialis staff biasanya mempunyai saluran-saluran komunikasi lebih pendek ke menajemen puncak (atas), karena pada umumnya personalia staff ditempatkan pada posisi-posisi tinggi dalam hirarki menajemen.

c.       Banyak spesialis staff harus secara terus-menerurs mendatangi berbagai departement suatu perusahaan untuk melaksakan tugas-tugas mereka. Mobilitas ini memungkinkan karena mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh dan menyebarkan informasi, sehingga dapat mengembangkan jangakauan komunikasi yang lebih luas.

d.      Karena keahlian khusus mereka, para spesialis staff biasanya lebih banyak terlibat dalam pelaksanaan keputusan-keputusan dibanding karyawan lini.

Komunikasi diagonal bersilang melintasi fungsi dan tingkatan dalam organisasi, serta penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi lewat saluran keatas, kebawah, atau pun horizontal. Berdasarkan  (Gibson, Ivancevich, dan Donnelly,1985: 111).

4.      Mengatur Arus Informasi dalam Komunikasi Organisasi

Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi guna menjamin arus informasi yang optimal kepada manajer, sehingga meniadakan hambatan “beban lajak komunikasi” komunikasi diatur dalam kaitannya dengan mutu dan jumla. Gagasan ini didasarkan pada prinsip pengecualian manajemen, yang menyatakan bahwa hanya penyimpangan penting dari kebijaksanaan dan prosedurlah yang harus diperhatikan oleh atasan. Dalam kaitannya dengan komunikasi formal, berarti bahwa atasan hanya perlu dikomunikasikan jika, terjadi hal-hal yang bersifat luar biasa dan bukan sekedar demi komunikasi itu sendiri. Dibawah ini akan dipaparkan prinsip dalam arus komunikasi yang bisa diterapkan dalam organisasi mekanistik, akan tetapi tidak untuk organik.

1.      Memanfaatkan balikan

Balikan menyediakan sebuah aluran bagi tanggapan penerima yang memungkinkan komunikator untuk menentukan apakah pesannya sudah diterima san menghasilkan tanggapan yang diinginkan atau tidak. Dalam komunikasi tatap muka, dimungkinkan adanya feedback langsung, tapi pada komunikasi kebawah sering terjadi ketidak akuratan keran kurangnya kesempatan penerima untuk memberikan balikan.

2.      Empati

Empati berorietasi pada si penerima, bukan komunikator, empati mengharuskan komunikator menempatkan dirinya pada kedudukan penerima sehingga dapat memperkirakan bagaimana emungkinan penguaian sandi pesan yang akan disampaikan. Empati ini kemampuan menempatkan diri dalam peran orang lain dan mengandaikan sudut pandang serta emosi orang itu. Agar direktur dapat berkomunikasi secara efektif denga para penyedia, agar dosen dapat berkomunikasi efektif dengan mahasiswanya, dll.

3.      Pengulangan

Pengulangan adalah prinsip belajar yang sudah diterima dan mengandung unsul pengulangan ke dalam kimunikasi apabila ada bagian pesan yang tidak dimengerti yang tetap membawa pesan yang sama.

4.      Mendorong Terciptanya Rasa saling percaya

Adanya tekanan waktu sering memperkecil kemungkinan si manajer akan mampu berkomunikasi dan mendorong penyampiain balikan atau komunikasi keatas setiap kali berkomunikasi. Mengembangkan suasana saling mempercayai akan lebih mudah melakukan setiap komunikasi, dan tidak ada salah paham dikalangan mereka.

5.      Penentuan waktu yang efektif

Setiap hari orang menghadap ribuan pesan, banyak diantara pesan ini tidak pernah diuraikan atau dterima karena tidak mungkin menampung seluruh pesan. Banyak  organiasi mengadakan “rapat khusus” disuatu tempat untuk menyusun kebijaksanaan atau perencanaan penting.  Dalam keadaan sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat diperlancar dengan menentukan waktu yang teat untuk mengumumkan suatu yang penting.

6.      Menyedehanakan Bahasa

Bahasa yang rumit merupakan hambatan utama bagi komunikasi yang efektif. Maka dari itu, menggunakan bahasa yang sederhana apalagi ketika berkomunikasi dengan oran yang berada di luar kelompok kita itu sangat di haruskan. Karena belum tentu mereka yang bukan dari kelompok kita akan mengerti terhadap bahasa atau istilah teknis kita. Karena sesungguhnya, bila si penerima tidak paham terhadap apa yang ia terima, sebenarnya tidakterjadi komunikasi yang efektif.

7.      Menyimak Secara Efektif

Seseorang untuk meningkatkan komunikasi, harus berusaha dipahami dan dimengerti, ini berarti haruslah menyimak. Karena kalau hanya mendengar saja itu tidak akan cukup. Salah satu cara yang mendorong seseorang untuk mengungkapkan perasaan, keinginan dan emosi yang sebenarnya ialah dengan menyimak.

5.      Aliran Atau Arus Komunikasi Dalam Organisasi

Salah satu tantangan besar dalam berkomunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Mengapa hal ini di permasalahkan ? Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Mengapa hal ini dipermasalahkan ? Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit. Apa yang dikemukan dalam struktur dapat saja bukan yang sebenarnya terjadi. Efesiensi dapat bergantung pada aliran informasi, tetapi ini bukan pertimbangan satu-satunya. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu mengahsilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi. Teknologi baru menimbulkan pertanyaan menegani bagaimana mempengaruhi aliran informasi ?.

6.      Sifat Aliran Informasi Dalam Organisasi

Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan dan berubah secara konstan, artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu. Dalam kaitan dengan itu, Guetzkow menyatakan bahwa airan informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara di antaranya : Serentak, berurutan, dan kombinasi dari keduanya.

1.      Penyebaran Pesan Secara Serentak

Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hany melibatkan sumber pesan dan penerima- yang menginterpretasikan pesan – sebagai tujuan akhir. Meskipun demikian, cukup sering seorang menginginkan informasi disampaikan kepada lebih dari satu orang,misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja atau bila kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru. Sering kali pesan-pesan disebut memo dikirimkan kepada sejumlah orang dal sebuah organisasi.

2.      Penyebaran Pesan Secara Berurutan

Hanney mengemukakan bahwa “ penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi “. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebara diadik, jdi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C begitu seterusnya dalam serangkaian transaksi dua orang, dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke-1 (sumber pesan), mula-mula menginterprestasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasikan kepada orang berikutnya dalam rangakaian tersebut.

Proses penyebaran pesan secara berurutan ini memperlihatkan pola “ siapa berbicara kepada siapa pesan di sampaikan “. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi informasi tersebut tiba ditempat yag berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan, informasi akan terganggu sebagai akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian secara berurutan.

3. Penyebaran Pesan Secara Seentak dan Berurutan

( Kombinasi )

Proses penyebaran pesan secara kombinasi (serentak dan Berurutan ) merupakan pola komunikasi yang kadang terjadi dalam organisasi. Ketika pimpinan sebuah organisasi atau perusahaan mengadakan pertemuan (metting) yang melibatkan beberapa dapertemen secara keseluruhan, baik pimpinan alam dapertemen ataupun bawahannya ikut diundang dalam pertemuan tersebut dan dalam waktu yang bersamaan ikut mendengarkan pengarahan dari pimpinan organisasi atau perusahaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara kombinasi. Dikatakan kombinasi karena proses penyebaran disampaikan secara bersamaan dalam waktu yang sama dan dalam pelaksanaan atau realisasi pesan dari pimpinan diinterpretasikan secara bertingkat atau berurutan. Artinya, sumber utama menyampaikan pesan kepada seluruh jajaran yang di dalamnya ada pimpinan dapertemen dan anggota, tetapi penyebaran pesan operasional berjalan secara berurutan. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:171-173) 

7.      Pola Aliran Informasi Dalm Organisasi

Organisasi adalah komposisi sejumlah orng-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Di antara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan pola aliran informasi atau jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya misalnya mungkin hanya diantara dua orang, tiga orang atau lebih dan mungkin juga di antara keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dari jaringan itupun juga akan berbeda – beda.

Peranan individu dalam system komuikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan aliran informasi dalam jaaringan komunikasi. (Arni Muhammad, 2005:102).

Pengertian jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang yang lain. Jaringan ini dapat diliht dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumber daya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komuikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan system komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasin organisasi.

Dalam kaitannya dengan ini ada lima pola aliran informasi yang dapat dijumpai di umumnya kelompok dan organisasi, di antaranya sebagai berikut :

1.      Pola lingkaran

Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota psisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain disisinya.

2.      Pola Roda

Pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim atau menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika sesorang ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.

3.      Pola Y

Pola Y relative kurang tersentralissasi dibandingkan dengan pola roda, tetapi lebih tersentralisasi dibandingkan dengan pola lainnya. Pada pola Y terdapat pemimpin yang jelas. Anggota ini dapat mengirim dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya.

4.      Pola Rantai

Pola rantai sama dengan dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat sini. Orang yang berada di posisi tengah-tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain.

5.      Pola Semua Saluran atau Bintang

Pola semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan pola lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekutan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum.

Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya dapat digunakan analisis jaringan. Dari hasil analisis jaringan ini apat diketahui bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi serta kelompok tertentu. Keterbukaan satu kelompok dengan kelompok lainnya dan orang-orang yng memegang peranan utama dalam satu organisasi. Ada enam peranan jaringan komunikasi yaitu :

1.      Opinion Leader (Pemimpin pendapat atau pemuka pendapat ) adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. (Arni Muhammad, 2005:103) orang ini, disebut pemimpin pendapat atau pemuka pendapat, yang dibutuhkan karena pendapat dan pengaruh mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dn dipercaya orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarny terjadi. Katz dan Lazarsfeld menggambarkan seorang pemimpin pendapat atau pemuka pendapat sebagai, “ suatu bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat per orang-orang dalam kontak biasa, akrab, maupun kontak sehari-hari”. Organisasi formal, sama seperti komunitas, memiliki pemimpin pendapat yang mempengaruhi apa yang diyakini dan yang dilakukan oleh orang-orang. Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap. Mereka dimintai pendapat, dan angggota – anggota organisasi mendengarkan mereka. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1988:183).

2.      Gate Keepers (Penjaga Gawang) adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. Gate Keepers  dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini gate keepers mempunyai kekuasaan dalam meutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika gate keepers  memutuskan bahwa informasi tersebut tidak penting, kemudian seseorang mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi tersebut tidak diberikan. Nytalah bahwa Gate Keepers ini sangat penting dalam jaringan komunikasi. (Arni Muhammad, 2005:103).

3.      Cosmopolites (kosmopolit)  adalah individu yang mneghubungkan individu organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya. (Arni Muhammad 2005:103) atau dengan kata lain, seorang kosmopolit adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu – individu di luar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak berpergian, yang aktif dalam asosiasi-asosiasi propesional, dan mebaca terbitan-terbitan regional, nasional dan internasional cenderung menjadi lebih cosmopolitan. Mereka memiliki kontak yang lebih kerap dengan sumber-sumber di luar organisasi dan bertindak sebagai saluran bagi gagasan-gagasan baru yang akan memasuki organisasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:183).

4.      Bridge (Jembatan) adalah anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok dan mengkoordinasi kelompok (Arni Muhammad, 2005:103). Atau dengan kata lain, jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan, dan penyimpangan informasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:179).

5.      Liaison (Penghubung) adalah sama peranannya dengan Bridge (Jembatan) tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari suatu kelompok tetapi dia merupakan penghubung diantara satu kelompok dengan kelompok yang lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok  dalam organisasi. Atau dengan kata lain, penghubung di sini merupakan orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung mengaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi dalam organisasi. Ross dn Harry mengemukakan bahwa “ Bila seorang penghubung menyebabkan kemacetan, organisasi akan dirugikan, sedangkan bila penghubung efesien, ia cenderung melancarkan aliran informasi di seluruh organisasi”. Ini artinya, penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya organisasi secara efektif. Penghubung ini dapat melancarkan begitu juga sebaliknya. Itulah sebabnya Rogers dan Agarwala- Rogers menyatakan menyatakan bahwa “ Peranan penghubung ini harus diciptakan secara formal dalam suatu organisasi apabila tidak ada penghubung secara informal”. (R.Wayne Pace Don F. Faules, 1998: 179-180).

6.      Isolate (Penyendiri) adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Oran-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya. ( Arni Muhammad, 2005:103) Atau dengan kata lain, penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Konsep penyendiri ini relative dan harus didefinisikan untuk setiap analisis jaringan kerja komunikasi. Biasanya jaringan kerja didefinisikan bergantung pada isi pesan. Jadi mungkin saja seorang anggota organisasi menyendiri dalam suatu jaringan yang pesan-pesannya mengenai hubungan pemerintahan dengan organisasi, tetapi menjadi anggota klik sentral bila pesan-pesannya berkenaan dengan administrasi internal dari suatu divisi dalam organisasi tersebut. Beberapa anggota orgaisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai – pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi. Goldhaber meringkaskan sifat-sifat khusus penyendiri. Ia menyatakan bahwa penyendiri berbeda dengan anggota klik dalam hal

a.       Kurang aman dalam konsep diri mereka

b.      Kurang termotivasi oleh cita-cita

c.       Kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain

d.      Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam system

e.       Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi

f.       Lebih cenderung menahan daripada melancaarkan aliran informasi

g.      Relative lebih tidak puas dengan system

h.      Beranggapan bahwa system komunikasi tertutup bagi mereka. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:179).

Dalam kaitan dengan ini, ada sejumlah penelitian yang dilakukan oleh beberapa ahli, di antaranya : studi Schwarth, yang mempelajari karakteristik dari Liaison atau orang yang sebagai pengantara dalam jaringan arus informasi formal. Studi ini menghasilkan bahwa orang yang sebagai pengantara memegang posisi atau status yang lebih tinggi dari orang – orang lain yang bukan sebagai pengantara dan merupakan wakil-wakil yang kuat dalam struktur pimpinan. Selain itu, penelitian yang dilakukan oleh Davis adalah mempelajari pemindahan desas-desus dalam suatu organisasi. Hasil penelitian sebelumnya menyatakan bahwa ada kekompakan kelompok dalam menyampaikan pesan yang bersifat desas-desus ini  individu yang mempunyai informasi yang relevan dengan kelompoknya mengkomunikasikan dengan cepat pesan itu kepada anggota kelompok yang lain, tetapi tidak dikomunikasikan kepada orang dari kelompok lain. Davis menemukan bahwa brapa individu secara konsisten keluar dari arus pesan yang bersifat desas-desus dan tidak mengambilnya sebagai sumber informasi. Ini menunjukkan bahwa ada perbedaan peranan informasi dalm suatu organisasi. ( Arni Muhammad, 2005:105-106)

8.  Arah Aliran Informasi Dalam Organisasi

1.      Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari menajemen kepada para pegawai, namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen.

Ada lima jenis informasi yang bisa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya :

1.      Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

2.      Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan

3.      Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisai

4.      Informasi mengenai kinerja pegawai

5.      Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense f mission)

Sedangkan untuk pemilihan metode dan media dalam proses komunikasi ke bawah dapat melalui  :

1.      Tulisan

2.      Lisan

3.      Tulisan diikat lisan

4.      Lisan di ikuti tulisan

Dalam kaitannya itu, ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai, di antaranya :

1.      Ketersediaan

Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.

2.      Biaya

Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebara informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih bahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.

3.      Pengaruh

Metode yang tampakya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih metode yang baku.

4.      Relevansi

Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin dipilih.

5.      Respons

Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut. Dalam lingkugan penelitian mungkin diinginkan menggunakan metode yang memungkinkan dan mendoroang peserta pelatihan untuk bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam kasus seperti ini, pertemuan tatap-muka mungkin menjadi metode yang dipilih.

6.      Keahlian

Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakan dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung  digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.  (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:183-188)

2.      Komunikasi Ke Atas

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa sebuah informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ketingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup :

1.      Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi di pekerjakan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa.

2.      Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab.

3.      Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan

4.      Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa. (Arni Muhammad, 2005: 188)

Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Karena :

a.       Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan pengawai kegiatan orang-orang lainnya.

b.      Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kepada bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

c.       Komunikasi ke atas memungkinkan – bahkan mendorong – omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.

d.      Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi

e.       Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bahawan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah

f.       Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organias tersebut

3.      Komunikasi Horizontal

Komunikasi orizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Ada pun tujuan komunikai horizontal sebagai berikut :

a.       Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja para anggota bagian pelatihan dan pengembangan memiliki kegiatan pelatihan utama untuk mengatur dan menyampaikan. Mereka harus saling bertemu mengkoordinasikan pembagian tugas.

b.      Berbagai informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik daripada gagasan satu orang., komunikasi horizontal menjadi amat penting. Dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan atau kampanye hubungan masyarakat, anggota-anggota suatu bagian mungkin perlu berbagai informasi mengenai rencana-rencana mereka dan apa yang akan mereka kerjakan.

c.       Untuk memecahkan masalah. Baru-baru ini tiga mahasiswa di tempat terpencil ditugaskan di sebuah lokasi umum yang sama. Mereka bertemu dan terlibat dalam komunikasi horizontal dengan tujuan untuk mengurangi jumlah perjalanan yang tidak perlu dan berbagai tumpangan kendaraan. Mereka mampu mengurangi biaya dan bekerja bersama untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dengan kesulitanyang lebih sedikit.

d.      Untuk memperoleh pemahaman bersama. Bila diusulkan perubahan-perubahan sebagai persyaratan untuk sutau bidang studi utama akademik, dosen-dosen harus bekerja bersama-sama untuk menghasulkan suatu pemahaman bersama mengenai perubahan apa yang harus dibuat. Pertemuan dan pembicaraan diantara dosen-dosen yang tingkat organisasinya sama dan dijurusan yang sama, amat penting untuk mencapai pemahaman bersama.

e.       Untuk mendamaikan, berunding, dan menegahi perbedaan. Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulka ketidaksepakatan. Bila hal ini terjadi, komunikasi horizontal diantara para anggota unit kerja merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan. Kenyataannya, beberapa perbedaan perlu dirundingkan dan didamaikan. Hanya dengan melalui komunikasi horizontal prioritas dapat disesuaikan dan konflik diselesaikan.

f.       Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Karena kita memakai sejumlah besar waktu kita untuk berinteraksidengan orang lain dalam pekerjaan, kita semua – sampai tingkat tertentu – memperoleh dukungan antarpersonal dan rekan-rekan kita. Kebanyakan komunikasi horizontal kita bertujuan untuk memperkuat ikatan dan hubungan antarpesonal.

Persamaannya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Ketiadaan kepercayaan di antara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai – yang sama tingkatnya dalam organisasi – dengan sesamanya.

4.      Komunikasi Lintas-Saluran

Dalam kebanyakan organisasi, muncul kegiatan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data., laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan membuat nasehat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai disemua organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.

Spesialis staff biasaya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul dibeberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Unit pelatihan dan pengembangan misalnya, berhubungan dengan produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, dan teknik juga dengan pelanggan, untuk pelatihan pelanggan.

Sebagaimana dikatakan Keith Davis untuk memperkokoh pernanan komunikasi spesialis staff maka perlu penerapan tiga prinsip sebagai berikut :

a.       Spesialis staff harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi

b.      Spesialis staff perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka

c.       Menajemen harus menyadari peranan spesialis staff dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

5.      Komunikasi Selentingan

Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”, komunikasi informal cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal.

Berikut dijelaskan uraian beberapa sifat komunikasi selentingan :

a.       Selentingan berjalan terutama melalui interaksi mulut ke mulut.

b.      Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala dan posisi.

c.       Selentinga menyebarkan informasi dengan cepat.

d.      Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu “rantai kelompok” karena setiap orang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkannya kepada kelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.

e.       Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung menjalankan satu dari tuga peranan berikut : penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) – mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.

f.       Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut.

g.      Semakin cepat orang-orang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang lain.

h.      Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorag menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepada orang lain.

i.        Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.

j.        Umumnya 75% - 90% dari rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat : namun, dikemukakan oleh Keith Davis “orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih berkesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin sehari-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang tidak cermat sering kali lebih penting.

k.      Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.

l.        Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan. Jadi pemahaman selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif organisasi merupakan hal yang penting. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998: 195-201)

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain.

Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi  adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi  dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagai informasi.

Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan meteodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan  informasi ini terkait dengan budaya  organisasi , proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran atau indtruksi.

Aliran informasi dalam organisasi terdiri dari aliran Vertikal, Aliran Horizontal, dan Aliran Diagonal. Dan masing-masing dari aliran ini mempunyai arah yang berbeda-beda di dalam menyampaikan informasi organisasi.

B.     Saran

Demikianlah pembahasan Makalah kami tentang Ruang lingkup aliran/arus dalam komunikasi organisasi . Kami menyadari di dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu saran dan kritikannya serta masukan yang sifatnya membangun sangat kami harapkan, supaya menjadi catatan untuk kami di kemudian hari.

Sebelumnya kami mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing mata kuliah ini yang telah memberikan keprcayaan kepada kami untuk membahas materi ini.

Kepada teman-teman yang telah berpartisipasi kami mengucapkan terima kasih atas sumbangan waktu dan bahkan materi yang anda berikan guna suskses nya makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Masmuh, Abdullah. 2010. Komunikasi Organisasi dalam Perspektif  Teori Dan Praktek.Malang: UPT Penerbitan Universitas Muhammadiyah Malang.

Sukanto Reksohadi Prodjo, T. Hani Handoko.1999. Organisasi Perusahaan Teori Struktur dan Perilaku. Yogyakarta: BPFE.

Winardi. 2007. Manajemen Perilaku Organisasi.Jakarta: Kencana.

Siagian, Sondang.2004. Teori Pengembangan Organisasi. Jakarta:PT. Bumi Aksara.

Sopiah. 2008. Prilaku Organisasi Nasional. Yogyakarta:Andi Offeset.

Kartini. 2009. Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta:PT.Raja Grafindo.

Wibowo. 2003. Perilaku dalam Organisasi. Depok: PT. Raja Grafindo.