BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Komunikasi Bisnis
Dalam
kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat
penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan
bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau
membuat surat aduan, membuat surat edaran umum,
membuat surat kontrak kerjasama, membuat suratbalasan /
tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat
dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan
dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi
yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab
timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau
meningkatkan komunikasi.
B.
Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikator yang
efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin
menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu
membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik,
bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi,
bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana
menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui
tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada dasarnya ada
dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun
nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk
komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1.
Komunikasi Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi verbal
merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain
melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan
sehari-hari seperti Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda,
teman Anda, pacar Anda, Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda,
Anda ngerumpi dengan tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda
mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar,
majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara
televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam dunia
bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui
surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada
karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan
maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca
atau mendengar apa yang akan dikatakan.
2.
Komunikasi Nonverbal
Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata,
mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa
contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
1.
Seseorang
yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk
menunjukkan kemarahan.
2.
Seseorang
yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
3.
Seseorang
yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap
rasa tidak senang terhadap orang lain.
4.
Seseorang
yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau
ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
5.
Seseorang
yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.
6.
Pernahkah
Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat berpidato di
depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya?
Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan
seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu
kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci,
cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi
nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.
Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti
suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu
ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau
kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya musibah kematian
seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka mengenakan
pakaian warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang
banyak dikenakan pada saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah
sebabnya maka warna juga termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi
nonverbal.
Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam
hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum
menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang
ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu
itu," maka pada saat itu seseorang dengan sadar telah mempunyai
tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang berkomunikasi secara
nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak sadar.
Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara
spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip
secara tidak sengaja atau otomatis. Hal-hal tersebut merupakan
sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan sebelumnya.
Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat mainan
anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu? Marah,
kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh kabar
bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai juara
pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi anda
pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan
bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan maupun
mereka yang senang atau gembira. Silahkan coba amati suasana kerja di
lingkungan Anda masig-masing.
C.
Mengapa Komunikasi Nonverbal Penting
Meskipun komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang
terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar
daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat
penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi
Apa kebaikan atau keunggulan dari komunikasi nonverbal? Salah satu
kebaikan komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan
tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah
menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan
tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih
mudah pengendaliannya, sedangkan penggunakan bahasa isyarat (gerakan
badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah cenderung lebih sulit mengendalikannya. Hal
ini disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas, tanpa pikir panjang. Anda
mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah Anda cerah, bak tanpa beban.
Namun, Anda mendengar berita yang menyusahkan tentang diri Anda, keluarga Anda,
atau teman karib Anda, maka dengan cepat ekspresi wjah Anda tanpa ada yang
menyuruh, spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah seolah-olah hampa dunia
ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi
kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara. Maka, tidaklah mengherankan
bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang
disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi
kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, seseorang tak dapat
menutup-nutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya melalui ekspresi wajahnya.
Manakala wajahnya murung atau cemberut, maka seseorang akan dapat menduga bahwa
dia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga atau
masalah tugas kantor, dan sejenisnya.
Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi orang lain, karena
ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun penerima pesan. Anda dapat
menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus berfikir panjang, dan audience
Anda dapat menangkap arti secara tak sadar. Coba Anda perhatikan para
petugas sinoman di suatu acara resepsi. Parasinoman menggunakan bahasa
isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya untuk
mengkoordinasikan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat
jamuan makanan ataupun minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil teman Anda
yang sedang asyik ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak jauh, maka
Anda dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil
melambaikan tangan Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh lain yang
sering Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.
D.
Tujuan Komunikasi Nonverbal di dalam Bisnis
Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun ia
seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Dalam artian bahwa sering
terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu situasi
tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan membawa sebagian
dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah sinyal-sinyal nonverbal.
Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam Berita" di TVRI, Anda akan
dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik itu verbal maupun nonverbal. Coba
Anda perhatikan!
Menurut John V. Thil tujuan komunikasi nonverbal antara lain:
1.
Untuk menyediakan / memberikan informasi.
2.
Untuk mengatur alur suatu percakapan.
3.
Untuk mengekspresikan emosi.
4.
Untuk memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5.
Untuk mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
Bagaimana
relevansi komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis ? Komunikasi nonverbal
juga mempunyai peranan yang penting dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu
menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika seseorang
dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat,
karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan
dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer
(pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu
bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya, pada saat
kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa
pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
Lebih lanjut, jika
seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang
lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih
akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien,
ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang
mereka sampaikan. Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang
atau menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka
apa dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh
tersebut menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap
sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
E.
Hambatan- hambatan komunikasi non verbal di dalam bisnis
Setiap proses komunikasi yang kita lakukan sedikit banyaknya pasti
akan terjadi hambatan-hambatan atau hal-hal yang tidak dinginkan. Seperti
halnya dengan komunikasi nonverbal di dalam bisnis juga terjadi
hambatan-hambatan diantaranya yaitu :
1.
Masalah di dalam pengiriman dan penerimaan pesan
Di
dalam berinterakasi dan berkomunikasi antar sesama anggota bisnis kita sering
menggunakan komunikasi verbal, dimana pesan yang kita sampaikan secara langsung
melalui lisan. Akan tetapi yang menjadi permasalahannya yaitu terkadang bahasa
yang kita gunakan ambigu, sehingga sulit di mengerti oleh anggota bisnis kita.
2.
Masalah Latar Belakang Budaya yang Berbeda
Budaya
merupakan factor yang sangat penting di dalam penafsiran sebuah pesan. Mengapa
demikian ? karena budaya seseorang dengan orang lain berbeda. Di dalam dunia
bisnis kita melakukan komunikasi dengan berbagai macam orang yang berbeda latar
belakang budayanya. Kita melakaukan bisnis dengan orang eropa, kebudayaan orang
eropa yaitu apabila bertemu rekan bisis atau ornag yang di hormati, mereka akan
berjabat tangan sambil mencium pipi kanan dan kiri rekan bisnis nya, nah, jika
kita tidak mengetahui itu sebagai suatu kebudayaan mereka, maka akan terjadi
kesalahpahaman diantara kita.
3.
Persepsi
Persepsi
merupakan respon kita terhadap sesuatu, persepsi bisa juga dianggap sebagai
sebuah anggapan, dan penilaian kita terhadap sesuatu, baik itu manusia,
benda-benda dan symbol-simbol. Di dalam komunikasi non verbal kita di tuntut
untuk memahami sebuah symbol. Terkadang di dalam memahami symbol ini lah yang
sering terjadi kesalahpahaman di dalam memahami nya. Terlebih lagi di dalam
dunia bisnis. Symbol-simbol yang di gunakan sangat mempengaruhi keefektifan di
dalam berkomunikasi. Sebagai contoh cobalah anda lihat seoarang pebisnis mereka
selalu berpakaian rapi dan tampil percaya diri. Mengapa demikian ? tujuannya
yaitu agar bisa menarik simpati orang lain, sehingga dengan begitu akan mudah
mempengaruhi orang lain.
F.
Hal – Hal Bisa di Lakukan Untuk Melakukan Komunikasi Nonverbal Yang
Efektif di Dalam Bisnis.
Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuati
dengan apa yang kita harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan
tidak bisa efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Untuk melakukan
komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal, yaitu:
1.
Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens
akan membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima
pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi mereka, dengan tetap melakukan
penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam komunikasi yang dilakukan.
2.
Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar
komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu
mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir
mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul
adalah miscommunications.
3.
Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya
adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator
harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka
sampaikan.
4.
Pengendalian
Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis,
bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh
intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh
komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya
komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.
5.
Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan
lancar dan mencapai tujuannay. Seorang komunikator yang baik juga akan
menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang
dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1.
Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah
memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan
apa yang dikehendaki audiens, gunakan bahasa yang jelas, dan mudah dipahami,
tidak bertele-tele, jelaskan poin yang penting, dan jangan lupa tekankan dan
telaah ulang poin-poin yang penting.
2.
Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator
dapat membuat audiensnya lebih mudh memusatkan perhatian pada pesan yang
disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila
lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapi dan
nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.
3.
Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima
pesan.
Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang
cukup berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik.
Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana
komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka atau melalui telepon.
Tetapi, bila mpan balik yang cepat terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat)
dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu faktor penting
yang perlu dipertimbangkan bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi. Tetapi, seringkali orang mengabaikan arti pentingnya
komunikasi dalam dunia bisnis. Saluran komunikasi formal adalah saluran apa yang
mengalir dalam rantai komando atau tanggungjawab tugas yang didefinisikan oleh
organisasi.
Secara garis besar, ada dua bentuk komunikasi yang paling mendasar,
yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal berkaitan dengan
komunikasi yang dilakukan baik melalui tulisan maupun lisan, misalnya dalam
bentuk surat, laporan, memo, rapat kerja, dan sejenisnya. Sedangkan komunikasi
nonverbal merupakan komuniksi yang digunakan tidak lewat tulisan maupun lisan,
seperti menggunakan bahasa isyarat (body language), symbol, uniform, ekspresi
wajah, lambing (logo) perusahaan, jarak saat berbicara, dan warna.
Dalam komunikasi seringkali muncul kesalahpahaman baik dalam
mengembangkan pesan, menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun dalam
menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi
dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya,
kredibilitas pengirim pesan, dan kemampuan mengendalikan pesan.
Jadi, komunikasi (communication), adalah proses dimana
informasi dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasanya
dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku.
B.
Saran
Demikian yang
dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah
ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya
pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan
judul makalah ini. Penulis
banyak berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun
kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di
kesempatan – kesempatan berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyana, Deddy. 2010. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar.
Bandung: PT REMAJA ROSDAKARYA
Cangara, Hafied. Pengantar Ilmu Komunikasi. Raja Grafindo
Persada:Jakarta 2007
Cangara, Hafied, Pengantar Ilmu
Komunikasi. Raja Grafindo Persada. Jakarta 2010.
Frans M. Royan. Sukses Menjual Kenali
Konsumen Anda. Andi. Yogyakarta. 2008.
Djuhdie, Achmad (2010). Komunikasi lebih dari sekedar lisan .
Richard. 2003. Manajemen, Erlangga: Jakarta.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Erlangga:
Jakarta.
Muhammad, Arni. 2004. Komunikasi Bisnis: Bumi Aksara.
Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Printice
Hall: Jakarta.
No comments:
Post a Comment